Edit

Το πρόγραμμα χωρίζεται σε τέσσερα βασικά μέρη με την χρήση καρτελών (tabs)

  • Η πρώτη καρτέλα αφορά λειτουργίες που έχουν να κάνουν με τους λογαριασμούς/αποδείξεις
  • Η δεύτερη καρτέλα αφορά λειτουργίες που έχουν να κάνουν με τις υπήρεσίες/καταστήματα που εκδίδουν τους παραπάνω λογαριασμούς
  • Η τρίτη καρέλα αφορά λειτουργίες που έχουν να κάνουν με την εισαγωγή εισοδημάτων
  • Η τέταρτη καρτέλα αφορά report και στατιστικά πάνω στα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί απο τις δύο πρώτες καρτέλες.

Αναλυτικότερα:

Οι τρεις πρώτες καρτέλες μοιράζονται την ίδια φιλοσοφία. Στο πάνω μέρος της καρτέλας βρίσκεται μια λίστα απο την οποία μπορούμε να επιλέξουμε την πράξη την οποία θέλουμε να εκτελέσουμε. Οι πράξεις και στις 2 καρτέλες είναι 3.

  1. Εισαγωγή (Εισαγωγή ενός νέου λογαριασμού ή εταιρίας)
  2. Επεξεργασία (Επεξεργασία ενός ήδη καταχωρημένου λογαριασμού ή εταιρίας)
  3. Διαγραφή (Διαγραφή ενός ήδη καταχωρημένου λογαριασμού ή εταιρίας)

Εταιρίες

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε προκειμένου να μπορέσουμε να καταχωρήσουμε ένα λογαριασμό είναι να καταχωρήσουμε πρώτα την εταιρία η οποία τον έχει εκδόσει.Για να καταχωρήσουμε μια εταιρία χρειαζόμαστε το ΑΦΜ της και το όνομα της. Το ΑΦΜ εισάγεται στο αντίστοιχο πεδίο και μπορεί να είναι μέχρι 9 αλφαριθμητικούς χαρακτήρες και είναι υποχρεωτικό να είναι μοναδικό. Στο όνομα της εταιρίας το μέγιστο μήκος μπορεί να είναι έως 254 χαρακτήρες και δεν έχουμε περιορισμό μοναδικότητας. Τέλος πατάμε το κουμπί εκτέλεσης (go) οπότε η εισαγωγή εκτελείται.

Αφού καταχωρηθεί η εταιρία τότε αναλαμβάνει αυτόματα απο το σύστημα ένα μοναδικό αριθμό (id) ο οποίος και χαρακτηρίζει την συγκεκριμένη εγγραφή. Τον αριθμό αυτό μπορούμε να δούμε χρησιμοποιόντας το report "Present Companies" στην πρώτη στήλη. Αυτός ο αριθμός χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να διορθώσουμε ή να διαγράψουμε μια εγγραφή. Σε αυτή την περίπτωση επιλέγουμε την πράξη που θέλουμε να κάνουμε, γράφουμε το id στο κατάλληλο πεδίο, πατάμε το κουμπή της ανάκτησης (Retrieve) και αφού κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε (στην περίπτωση της επεξεργασίας) πατάμε το κουμπί εκτέλεσης (go) οπότε η επιθυμητή πράξη εκτελείται.

Αν και δεν είναι απολύτως απαραίτητο, είναι καλή ιδέα να χωρίσετε τις εταιρίες σας ανά κατηγορία. Δημιουργήστε τις κατηγορίες απο το σχετικό μενού (Εργαλεία-> διαχείρηση κατηγοριών) και καταχωρήστε τις εταιρίες σας σε αυτές. Ακόμα και αν δεν θέλετε να καταχωρήσετε τις εταιρίες σε κατηγορίες, καλό είναι να φτιάξετε μια γενική κατηγορία και αυτήματα κάθε εταιρία που καταχωρείτε θα συνδέεται με αυτή την κατηγορία.

Προσοχή εάν σβήσουμε μια εταιρία αυτομάτως διαγράφονται και όλοι οι λογαριασμοί με τους οποίους συνδέεται αυτή.

Λογαριασμοί - Αποδείξεις

Αφού καταχωρήσουμε την εταιρία που έχει εκδόσει την συγκεκριμένη απόδειξη ή λογαριασμό, μπορούμε να προχωρήσουμε στην εισαγωγή της. Αντίστοιχα όπως και στην εισαγωγή της εταιρίας, επιλέγουμε την εταιρία που έχει εκδόσει την απόδειξη, επιλέγουμε ημερομηνία έκδοσης της απόδειξης, την ημερομηνία εξόφλησης της και το ποσό. Εδώ πρέπει να αναφέρουμε οτι τα δύο πεδία ημερομηνιών έχουν ιδιαίτερο νόημα σε περιπτώσεις όπου ένας λογαριασμός δεν εξοφλείται την ίδια μέρα κατά την οποία εκδίδεται, ενώ για παράδειγμα σε αποδείξεις σουπερμαρκετ η ημερομηνία έκδοσης και εξόφλησης είναι η ίδια. Σε κάθε περίπτωση συμπληρώνουμε τα πεδία καθώς είναι υποχρεωτικά και προσέχουμε ώστε η μορφή των δεδομένων μας να είναι χρόνος-μήνας-ημέρα π.χ 2010-07-21.Τέλος πατάμε το κουμπί εκτέλεσης (go) οπότε η εισαγωγή εκτελείται.

Απο την έκδοση που ανακοινώθηκε μετά τις 04/12/2010, στις περιπτώσεις όπου η ημερομηνία έκδοσης είναι η ίδια με την ημερομηνία εξόφλησης, μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία έκδοσης, να πατήσετε το enter και η ημερομηνία εξόφλησης θα συμπληρωθεί αυτόματα.

Όμοιως όπως και στην εισαγωγή των εταιριών, μπορούμε να κάνουμε επεξεργασία και διαγραφή μιας εγγραφής αφού βρούμε το id της εγγραφής απο το report "Present Bills".

Χρησιμοποιώντας την επιλογή ξένο νόμισμα μπορείτε να εισάγετε το πόσο ενός λογαριασμού σε ξένο νόμισμα πχ. δολλάρια, έχοντας εισάγει στο αντίστοιχο πεδίο την σημερινή ισοτιμία του δολλαρίου σε ευρώ. Αυτό μπορείτε να το πάρετε πατώντας στην επιλογή "Ισοτιμίες συναλλάγματος"

Το πεδίο σχολίων, προστέθηκε στην έκδοση της 23/09/2012. Είναι ένα μη υποχρεωτικό πεδίο και υπάρχει στις καρτέλες εσόδων και εξόδων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ελεύθερο κείμενο μέχρι 100 χαρακτήρες. Ειδικά για όσους είναι υποχρεωμένοι να υποβάλλου φορολογική δήλωση στην ελληνική εφορία, το πεδίο αυτό μπορεί να χρησιμεύσει για την παρακολούθηση των συναλλαγών οι οποίες καταγράφονται και με την κάρτα αποδείξεων. Βάζοντας ένα χαρακτηριστικό σχόλιο σε αυτές τις συναλλαγές, μπορείτε αργότερα αφού εξάγετε τα δεδομένα σας σαν csv να τις διαχωρίσετε με ένα φίλτρο σε ένα λογιστικό φύλο (excel, openoffice).

Εισόδημα

Η λογική της καρτέλας του εισοδήματος ακολουθεί αυτή των λογαριασμών/αποδείξεων. Επιλέγετε απο την λίστα την εταιρία απο την οποία έχετε λάβει χρήματα, ενώ καταγράφετε και την ημερομηνία πληρωμής καθώς και το ποσό.

Η διαδικασία της διαγραφής και της επεξεργασίας είναι ακριβώς ίδια όπως και στην περίπτωση των αποδείξεων.

Reports - Αναφορές

Η τρίτη και τελευταία καρτέλα αφορά αποκλειστικά τις αναφορές και τα στατιστικά τα οποία μπορεί να εξάγει το πρόγραμμα. Έτσι εδώ βρίσκονται οι 3 βασικές αναφορές οι οποίες χρησιμοποιούνται για την διαχείρηση των εγγραφών με ονόματα Companies, Bills, Income καθώς και ένας αριθμός απο άλλες χρήσιμες αναφορές οι οποίες μας δείχνουν πόσα χρήματα έχουμε ξοδέψει ανα εταιρία συνολικά, πόσα χρήματα έχουμε ξοδέψει ανα εταιρία σε συγκεκριμένο έτος, πόσα χρήματα ξοδεύουμε ανα μήνα κάποιου έτους κ.α. Απο εδώ μπορείτε να παραχθεί και μια αναφορά η οποία συγκρίνει τα έξοδα σας ανα κατηγορία μεταξύ δύο ετών τα οποία επιλέγετε.

Κάποιες αναφορές εκτός απο την παρουσίαση των δεδομένων σε μορφή κειμένου, δημιουργούν και γραφικές αναπαραστάσεις των δεδομένων σε μια ξεχωριστή καρτέλα.

Εργαλεία

Στην επιλογή εργαλεία υπάρχουν 2 υποεπιλογές:

  1. Η πρώτη ονομάζεται έλεγχος εγκυρότητας ΑΦΜ/ VAT. Το πρώτο αφορά έλεγχο εγκυρότητας του ελληνικού ΑΦΜ και το δεύτερο έλεγχο εγκυρότητας του αντίστοιχου αγγλικού ΑΦΜ το οποίο ονομάζεται VAT.
  2. Η δεύτερη ονομάζεται διαχείρηση κατηγοριών (Categories Management). Η εφαρμογή απο την 27/09/2010 και μετά υποστηρίζει τον διαχωρισμό σε γενικές κατηγορίες όπως για παράδειγμα σουπερμάρκετ, φαγητό, ρούχα, συνεργείο κτλ. Κατόπιν μπορείται στην καρτέλα των εταιριών να επιλέξετε σε ποιά κατηγορία ανήκει η εταιρία που είσαστε έτοιμος να καταχωρήσετε. Οι κατηγορίες θα χρησιμοποιηθούν μελλοντικά για την παραγωγή αναφορών καθώς και για την εξαγωγή δεδομένων με την μορφή csv

Άλλες λειτουργίες

Η εφαρμογή εκτός απο τις αναφορές και τη διαχείρηση των εγγραφών, μπορεί μέσω κάποιων ειδικών μενού να εκτελέσει κάποιες ειδικές, αλλά απαραίτητες λειτουργίες. Τέτοιες είναι:

  1. Το κλείσιμο της εφαρμογής
  2. Το άδειασμα της βάσης δεδομένων
  3. Η εξαγωγή της βάσης δεδομένων με διάφορους τρόπους
  4. Η εισαγωγή στοιχείων για το γέμισμα των πινάκων της βάσης δεδομένων απο αρχεία ασφαλείας
  5. Η εξαγωγή οποιασδήποτε αναφοράς σε μορφή csv
  6. Το κλείσιμο της εφαρμογής με τον συνδιασμό πλήκτρων ctrl+Q
  7. Ισοτιμίες συναλλάγματος. Μια φόρμα η οποία παρουσιάζει τις ισοτιμίες των βασικών νομισμάτων. Μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε για να καταχωρήσετε αγορές που έχουν γίνει σε νόμισμα πέρα απο το κύριο νόμισμα σας. Αν για παράδειγμα κάνετε μια αγορά σε δολλάρια, μέσα απο αυτή την κατάσταση μπορείτε να βρείτε πόσα ευρώ αντιστοιχούν σε ένα δολλάριο, να εισάγετε την αξία αυτή στο σχετικό πεδίο και μετά να εισάγετε στο πεδίο του ποσού τα χρήματα σε δολλάρια που ξοδέψατε. Το πρόγραμμα θα πολλαπλάσιάσει τις 2 τιμές και θα καταχωρήσει το αποτέλεσμα (το οποίο θα αντιστοιχεί σε ευρώ πια) στην βάση δεδομένων.
  8. Αλλαγή ισοτιμίας βάσης δεδομένων. Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να αλλάξετε μαζικά το νόμισμα της βάσης δεδομένων σας σε ένα άλλο. Απλά βάλτε την κατάληλη ισοτιμία στο σχετικό πεδίο και πατήστε εκτέλεση.
  9. Υπολογισμός δόσης δανείου για διάφορες περιόδους καθώς και υπολογισμός του πίνακα αποπληρωμής δανείου.
  10. Εμφάνιση των συναλλαγών που έχουν γίνει με μια εταιρία και υπολογίσμός του συνολικού κόστους αυτών.


Page last modified on December 16, 2012, at 01:25 PM